Создание протокола
Создание протокола совещания возможно исключительно в телеграм-боте. Теперь в телеграм можно войти с любого устройства, даже без предустановленного телеграма.
1. Для того чтобы начать создавать протокол в бот надо написать команду /protocol, либо выбрать создать протокол в меню бота:
2. Бот спросит о названии для нового протокола и предложит выбрать из уже существующих протоколов. Если вы хотите создать новый протокол то просто вводите название протокола: Протокол о зарыблении.
3. Бот напомнит принимаемые сокращения для скорости набора текста. На это можно не обращать внимание, бот перешел в режим набора протокола. Теперь каждое отправленное сообщение боту будет позицией протокола. 1,2,3.. и т.д.
Автоматически Ваш протокол уже сохраняется в базу данных, и вы можете зайти на сайт, перейти в раздел: Создать -> Протокол(ред), там будут храниться Ваши протоколы.
Перейдя в протокол увидим:
4. Для того чтобы выйти в телеграм-боте из режима создания протокола необходимо отправить боту: /end, либо в меню бота нажать на Завершить процессы. После этого бот выйдет из режима создания протокола и теперь в обычном режиме: каждое сообщение - новая задача.
Принятые сокращения
Без сокращений смысл протокола теряется и придется вручную ставить ответсвенных за задачу и сроки выполнения. Поэтому для протокола приняты следующие сокращения:
%ИвановИИ Купить рыбу. !по 3недели **СмирновАВ, выведет в протокол:
4. Комментарий ИвановИИ: Купить рыбу. Ответственный: СмирновИИ; Срок: 17.05.2025;
%ИвановИИ Запустить рыбу в водоем. !с 01.06 !по 2месяца **Работник2, выведет в протокол:
6. Комментарий ИвановИИ: Запустить рыбу в водоем. Ответственный: Работник2; Срок: с 01.06.2025; по 31.07.2025;
Обратите внимание на два сокращения принимаемых в режиме протокола (ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ НА ПРОБЕЛЫ):
- %ФамилияИмя - превратится в протоколе в Комментарий ФамилияИмя:. И примет наклонный шрифт;
- **ФамилияИмя - превратится в протоколе в Ответственный: ФамилияИмя;
Также по установлению сроков работают сокращения, принятые в обычных задачах.
В результате написав в телеграмме (специально задвоил):
Получим в протоколе на сайте:
Редактирование протокола
Учитывая что с первого раза вряд ли все хорошо написалось, то требуются правки. Правки можно вносить только на сайте. Все управление на редактирование состоит из:
- 1. Возможности изменить пункт протокола. Для этого нужно кликнуть по иконке напротив планируемого к редакции пункта. Всплывет окошко в нем можно отредактировать пункт протокола и сохранить. Для полного удаления пункта необходимо удалить весь текст и сохранить пустой пункт (а потом, при завершении редактирования - нажать на кнопку над протоколом: удалить пустые строки. Пустые строки удалятся и нумерация придет в нужную последовательность);
- 2. Возможности добавить новый пункт протокола (сокращения действуют теже, что и телеграм-боте).
Напротив каждого пункта:
И под протоколом:
Экспорт в MS Word
1. Для экспорта отредактированного протокола в Word для печати, необходимо нажать на кнопку над протоколом: Для печати. Таким образом все лишнее со страницы исчезнет.
2. Далее выделяем весь протокол, копируем CTRL+C, и вставляем в word: CTRL+V. Протокол готов!
Внимание! С течением времени даты указанные сокращениями будут сдвигаться! Всегда будет ближайший понедельник, либо спустя 2 недели от текущей даты.
Каждый пункт протокола - задача
Если вы измените "состояние Протокола" на сайте в Меню Дополнения -> Настройки/выход на противоположный, то при создании протокола каждый пункт написанный в телеграм-боте будет писаться не только в Протокол, но и в Несортированные задачи.
